JTL-Wawi implementieren: Der komplette Leitfaden für eine erfolgreiche Einführung

Du planst die Einführung von JTL-Wawi in deinem Unternehmen? Dann bist du hier richtig. In diesem Artikel erfährst du, wie du die kostenlose Warenwirtschaft von JTL erfolgreich implementierst, welche Fallstricke du vermeiden solltest und was eine professionelle Einführung wirklich kostet.

JTL-Wawi gehört zu den beliebtesten Warenwirtschaftssystemen in Deutschland – und das aus gutem Grund. Die Software ist kostenlos, wird kontinuierlich weiterentwickelt und bietet Funktionen, für die andere Anbieter vierstellige Lizenzgebühren verlangen. Doch die beste Software nützt nichts, wenn sie falsch implementiert wird.

Bei TwoPixels haben wir zahlreiche JTL-Projekte begleitet, von kleinen Einzelhändlern bis hin zu wachsenden Mittelständlern. In diesem Artikel teilen wir unsere Erfahrungen und zeigen dir, wie du typische Stolperfallen umgehst.

Warum JTL-Wawi die richtige Wahl für dein Unternehmen sein kann

Bevor wir in die Implementierung einsteigen, ein kurzer Überblick über die Stärken von JTL-Wawi:

Die Kernsoftware ist kostenlos: Anders als SAP Business One, Microsoft Dynamics oder Sage zahlst du für JTL-Wawi keine Lizenzgebühren. Das macht die Software besonders attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen.

Alles aus einer Hand: JTL bietet ein komplettes Ökosystem aus Warenwirtschaft, Online-Shop, Kassensystem, Versandlösungen und Marktplatz-Anbindungen. Alle Komponenten arbeiten nahtlos zusammen.

Große Community: Mit über 50.000 aktiven Nutzern und einem lebhaften Forum findest du für fast jedes Problem eine Lösung. Zudem gibt es hunderte Plugins und Erweiterungen von Drittanbietern.

Made in Germany: JTL kommt aus Hückelhoven in Nordrhein-Westfalen. Die Software entspricht deutschen Standards für Buchhaltung, DSGVO und Steuern.

Die Vorbereitungsphase: Das Fundament für den Erfolg

Eine JTL-Implementierung steht und fällt mit der Vorbereitung. Investiere hier ausreichend Zeit – es zahlt sich später mehrfach aus.

Anforderungsanalyse: Was brauchst du wirklich?

Bevor du JTL installierst, beantworte diese Fragen ehrlich:

• Wie viele Artikel sollen verwaltet werden? (beeinflusst Datenbankgröße)
• Über welche Kanäle verkaufst du? (eigener Shop, Amazon, eBay, stationär)
• Wie viele Mitarbeiter arbeiten im System?
• Welche Lagerprozesse müssen abgebildet werden?
• Brauchst du Schnittstellen zur Buchhaltung (DATEV, lexoffice)?
• Arbeitest du mit Lieferanten-Datenfeeds?
• Brauchst du Stücklisten oder Fertigungsaufträge?

Diese Antworten bestimmen, welche JTL-Module du brauchst und wie die Systemarchitektur aussehen sollte.

Die richtige Hardware-Umgebung

JTL-Wawi ist eine Client-Server-Anwendung. Das bedeutet: Du brauchst einen Server, auf dem die SQL-Datenbank läuft, und Clients (Computer), die darauf zugreifen.

Für den Einstieg mit weniger als 1.000 Artikeln:

• Ein leistungsstarker Windows-PC kann als Server dienen
• Microsoft SQL Server Express (kostenlos) ist ausreichend
• Mindestens 16 GB RAM, SSD-Festplatte

Für wachsende Unternehmen mit 1.000+ Artikeln:

• Dedizierter Windows Server (physisch oder virtuell)
• Microsoft SQL Server Standard oder Enterprise
• 32 GB RAM oder mehr
• RAID-Konfiguration für Ausfallsicherheit
• Cloud-Option: Azure SQL oder managed Hosting

Datenmigration planen

Die Migration deiner Bestandsdaten ist einer der kritischsten Schritte. Welche Daten hast du aktuell und wo liegen sie?

• Artikeldaten: Excel, altes Warenwirtschaftssystem, Shop-Export?
• Kundendaten: CRM, Shop-Datenbank, Excel-Listen?
• Bestellhistorie: Wie weit zurück soll importiert werden?
• Lagerbestände: Physische Inventur vor Migration empfohlen

Goldene Regel: Bereinige deine Daten VOR dem Import. Doppelte Artikel, fehlerhafte EAN-Codes und unvollständige Datensätze solltest du vorher aussortieren.

Installation und Grundkonfiguration

SQL-Server einrichten

Die Datenbank ist das Herzstück deiner JTL-Installation. Eine falsche Konfiguration führt zu Performance-Problemen und schlimmstenfalls Datenverlust.

Wichtige Einstellungen:

• Automatische Backups einrichten (täglich, besser stündlich)
• Transaktionslog-Größe im Auge behalten
• Wartungspläne für Index-Rebuilds anlegen
• Benutzerrechte sauber strukturieren

JTL-Wawi installieren

Die Installation selbst ist unkompliziert – JTL bietet einen Setup-Assistenten, der dich durch den Prozess führt. Achte auf folgende Punkte:

• Immer die aktuelle Version von der JTL-Website herunterladen
• Als Administrator installieren
• Mandant anlegen (du kannst mehrere Firmen in einer Installation verwalten)
• Basiseinstellungen für Währung, Steuern und Adressformat

Grundkonfiguration: Die ersten Schritte

Nach der Installation konfigurierst du die Grundlagen:

Firmendaten hinterlegen: Name, Adresse, Steuernummern, Logo – diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten.

Nummernkreise einrichten: Wie sollen Rechnungs-, Bestell- und Artikelnummern aussehen? Plane hier vorausschauend – nachträgliche Änderungen sind problematisch.

Druckvorlagen anpassen: Rechnung, Lieferschein, Packliste – passe die Vorlagen an dein Corporate Design an.

Zahlungsarten und Versandarten: Welche Optionen bietest du an? Hinterlege Konditionen und Zuordnungen.

Stammdaten anlegen: Die Basis für alles Weitere

Die Qualität deiner Stammdaten entscheidet über den Erfolg deiner JTL-Implementierung. Investiere hier Zeit.

Artikel richtig anlegen

Eindeutige Identifikation: Jeder Artikel braucht eine eindeutige SKU (Artikelnummer). Wenn du EAN-Codes hast, hinterlege sie ebenfalls. Für Amazon und Co. sind EANs Pflicht.

Kategoriestruktur planen: Überlege dir eine logische Struktur, bevor du anfängst. Nicht zu flach (dann findet niemand etwas), nicht zu tief (mehr als 3 Ebenen werden unübersichtlich).

Attribute konsequent nutzen: Größe, Farbe, Material – erfasse alles systematisch. Diese Daten brauchst du später für Filter im Shop und für Marktplatz-Listings.

Bilder standardisieren: Einheitliche Benennung, konsistente Größen, weißer Hintergrund für Hauptbilder. Das spart später viel Arbeit.

Lieferanten einpflegen

Hinterlege für jeden Lieferanten:

• Vollständige Kontaktdaten
• Zahlungskonditionen (Skonto, Zahlungsziele)
• Durchschnittliche Lieferzeiten
• Mindestbestellwerte
• Artikelnummern-Zuordnung (deine SKU zu Lieferanten-Artikelnummer)

Lagerstruktur definieren

Wenn du mit Lagerplätzen arbeitest, überlege dir eine systematische Benennung:

Beispiel: H-A-01-05 könnte bedeuten: Hauptlager, Gang A, Regal 01, Fach 05

Eine durchdachte Lagerstruktur beschleunigt Kommissionierung und Inventur erheblich.

Prozesse und Workflows einrichten

JTL-Wawi bietet mit den Workflows ein mächtiges Automatisierungswerkzeug. Richtig eingesetzt, spart es dir täglich Stunden.

Der optimale Bestellprozess

1. Bestellung geht ein: Aus Shop oder Marktplatz automatisch importiert. Status: "Neu".
2. Zahlungseingang: Bei PayPal, Klarna etc. automatisch erkannt. Bei Vorkasse: manuelle Prüfung.
3. Freigabe: Nach Zahlungseingang ändert sich der Status auf "In Bearbeitung".
4. Kommissionierung: Pickliste drucken, Artikel zusammenstellen.
5. Verpacken: Packliste und Rechnung beilegen.
6. Versand: Label erstellen, Sendungsnummer erfassen, Status auf "Versendet".
7. Kundenbenachrichtigung: Tracking-Mail automatisch versenden.

Nützliche Workflow-Automatisierungen

• Zahlungserinnerung: Bei Vorkasse nach 3 Tagen automatisch E-Mail senden
• Bewertungsanfrage: 7 Tage nach Zustellung um Bewertung bitten
• Mindestbestand-Warnung: Bei Unterschreiten automatisch Bestellvorschlag generieren
• Retouren-Workflow: Eingehende Retouren automatisch erfassen und Erstattung vorbereiten

Shop-Anbindung und Multichannel

Ein großer Vorteil von JTL ist die nahtlose Integration verschiedener Verkaufskanäle.

JTL-Shop anbinden

Wenn du den JTL-Shop nutzt, ist die Verbindung besonders einfach. Die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen:

• Artikel, Preise und Bestände werden aus der Wawi in den Shop übertragen
• Bestellungen werden aus dem Shop in die Wawi importiert
• Kundendaten werden synchronisiert

Standardmäßig erfolgt der Abgleich alle 15 Minuten. Für zeitkritische Anwendungen kannst du das Intervall verkürzen.

Amazon, eBay und Co. anbinden

Mit JTL-eazyAuction verbindest du Amazon und eBay direkt mit deiner Warenwirtschaft:

• Listings aus der Wawi heraus erstellen
• Bestellungen automatisch importieren
• Bestände über alle Kanäle synchronisieren
• Bewertungen in der Wawi einsehen

Weitere Marktplätze

Für Otto, Kaufland, Zalando und andere Marktplätze gibt es Schnittstellen-Plugins von Drittanbietern. Die Kosten variieren – rechne mit 30 bis 100 Euro pro Kanal und Monat.

Typische Fehler bei der JTL-Implementierung

Aus unserer Erfahrung bei TwoPixels: Diese Fehler sehen wir immer wieder.

Fehler 1: Unstrukturierte Datenmigration

Altdaten werden 1:1 übernommen, ohne sie vorher zu bereinigen. Das Ergebnis: Doppelte Artikel, fehlerhafte Zuordnungen, chaotische Kategorien. Nimm dir Zeit für die Datenbereinigung vor dem Import.

Fehler 2: Fehlende Mitarbeiterschulung

JTL wird installiert, aber niemand erklärt den Mitarbeitern, wie es funktioniert. Die Folge: Frustration, Fehler und letztlich Ablehnung des neuen Systems. Plane Zeit und Budget für Schulungen ein.

Fehler 3: Keine Backup-Strategie

Der erste große Datenverlust kommt bestimmt. Ohne regelmäßige, getestete Backups kann das existenzbedrohend sein. Richte automatische Backups ein und teste die Wiederherstellung regelmäßig.

Fehler 4: Zu komplexe Struktur am Anfang

Alles auf einmal einrichten zu wollen, führt zu Überforderung. Starte einfach und erweitere nach und nach. Du kannst Workflows, Automatisierungen und Integrationen auch später hinzufügen.

Fehler 5: Prozesse nicht dokumentiert

Wenn nur eine Person weiß, wie bestimmte Abläufe funktionieren, hast du ein Problem. Erstelle Standard Operating Procedures (SOPs) für alle wichtigen Prozesse.

Kosten einer JTL-Wawi Implementierung

Was du einplanen solltest:

Position	Einmalig	Monatlich
JTL-Wawi Software	Kostenlos	–
Server/Hosting	–	50 bis 200 Euro
Professionelle Implementierung	2.000 bis 15.000 Euro	–
JTL-Shop Hosting	–	30 bis 150 Euro
Marktplatz-Schnittstellen	–	30 bis 100 Euro pro Kanal
Plugins und Erweiterungen	0 bis 2.000 Euro	–

Die Spanne bei der Implementierung ist groß, weil sie stark vom Umfang abhängt. Eine einfache Installation mit Basisschulung liegt am unteren Ende, ein komplettes Setup mit Datenmigration, Shop-Anbindung, Multichannel-Integration und umfangreichen Schulungen am oberen.

Die wichtigsten Begriffe kurz erklärt

• Warenwirtschaft (WaWi): Software zur Verwaltung von Artikeln, Beständen, Bestellungen, Lieferanten und Kunden. Das Zentrum aller Handelsprozesse.
• SKU: Stock Keeping Unit – eine eindeutige Artikelnummer, die du selbst vergibst, um Produkte zu identifizieren.
• EAN: European Article Number – der Barcode auf Produktverpackungen, international standardisiert.
• SQL Server: Die Datenbank-Software von Microsoft, die JTL-Wawi für die Datenspeicherung nutzt.
• Multichannel: Der Verkauf über mehrere Kanäle gleichzeitig, zum Beispiel eigener Shop plus Amazon plus eBay.
• Workflow: In JTL eine automatisierte Aktion, die bei bestimmten Ereignissen ausgelöst wird.
• Pickliste: Eine Liste mit Artikeln und Lagerplätzen für die Kommissionierung im Lager.

Fragen und Antworten zur JTL-Wawi Implementierung

Ist JTL-Wawi wirklich kostenlos?

Ja, die Kernsoftware JTL-Wawi ist dauerhaft kostenlos. Du zahlst keine Lizenzgebühren, egal wie viele Artikel oder Benutzer du hast. Kosten entstehen für Hosting, optionale Module (wie JTL-Shop), Schnittstellen zu Marktplätzen und natürlich für professionelle Dienstleistungen wie Implementierung und Schulung.

Kann ich JTL-Wawi selbst installieren?

Grundsätzlich ja – JTL bietet gute Dokumentation und eine aktive Community. Für eine einfache Installation ohne komplexe Anforderungen ist das machbar. Bei Datenmigration aus einem Altsystem, Multichannel-Anbindungen oder speziellen Anforderungen empfehlen wir professionelle Unterstützung.

Wie lange dauert eine JTL-Implementierung?

Eine einfache Installation ist an einem Tag erledigt. Eine vollständige Implementierung mit Datenmigration, Shop-Anbindung, Multichannel-Integration, Workflow-Konfiguration und Mitarbeiterschulung dauert typischerweise 8 bis 12 Wochen.

Was passiert mit meinen Altdaten?

Artikeldaten, Kundenstamm und offene Bestellungen können aus den meisten Systemen migriert werden. Je nach Ausgangslage geschieht das per CSV-Import, über Schnittstellen oder durch manuelle Übernahme. Wichtig: Bereinige die Daten vor dem Import.

Brauche ich einen IT-Spezialisten für JTL?

Für den laufenden Betrieb nicht unbedingt. JTL ist darauf ausgelegt, von Anwendern ohne IT-Hintergrund bedient zu werden. Für Installation, Konfiguration und Updates empfiehlt sich jedoch technische Unterstützung – entweder intern oder durch einen JTL-Partner.

Kann ich später auf ein anderes System wechseln?

Ja, deine Daten gehören dir. JTL ermöglicht umfangreiche Exporte in Standardformaten. Ein Wechsel ist immer möglich, auch wenn natürlich Aufwand damit verbunden ist.

Wie sicher sind meine Daten in JTL?

Die Daten liegen auf deinem eigenen Server – du hast die volle Kontrolle. Bei Cloud-Hosting bist du vom Anbieter abhängig. In jedem Fall gilt: Regelmäßige Backups sind Pflicht, idealerweise an einem separaten Standort.

Gibt es JTL-Wawi auch für Mac oder Linux?

Nein, JTL-Wawi läuft nur unter Windows. Auf Mac oder Linux kannst du mit Virtualisierung (Parallels, VMware) arbeiten oder über Remote Desktop auf einen Windows-Server zugreifen.